Teknik Dan Tata Cara Sidang

Pemahaman sederhana yang sering kita dengar kata sidang juga bisa disebut dengan rapat atau pun kongres, merupakan bentuk diskusi resmi yang di ikuti beberapa orang untuk memutuskan sesuatu dengan mekanisme yang jelas dan teratur. Definisi dari sidang adalah suatu pertemuan formil yang terdiri dari beberapa orang atau kelompok guna membicarakan suatu masalah dan berupaya mencari jalan keluar yang diwujudkan dalam suatu keputusan yang disepakati bersama oleh para peserta sidang dan telah disyahkan oleh pimpinan sidang.

Mengapa harus dilakukan sidang. Sidang bertujuan untuk mencari jalan keluar atas masalah yang terjadi, menyatukan banyak pikiran untuk dijadikan solusi pemecahan masalah, menjadikan kesepakatan bersama bagi peserta sidang dengan mekanisme yang dibuat dan diberlakukan bersama dengan tujuan agar menuai hasil yang transparan, aspiratif, dan demokratis.

Manfaat dilakukan sidang. Manfaat dari persidangan dapat memberikan jalan keluar yang demokratis dan disepakati bersama,  melatih kedewasaan dalam memberikan pendapat,  juga melatih untuk menghormati pendapat orang Iain.

Bentuk persidangan

Sidang  terbuka yaitu sebuah forum persidangan yang dihadiri oleh berbagai kalangan, misal para undangan, peserta siding, panitia pelaksana Organizing Committee (OC) dan Steering Committee (SC). 

Sidang tertutup yaitu forum persidangan yang dibuka hanya untuk kalangan tetentu saja, misalnya khusus dihadiri oleh peserta sidang dan Steering Committee.

Kategori sidang

Sidang dibagi menjadi beberapa katagori tertentu yaitu: sidang paripurna, sidang pleno dan sidang komisi.

Sidang paripurna adalah sidang yang dihadiri oleh semua jajaran atau keanggotaan suatu organisasi atau lembaga yang diadakan sesuai dengan masa jabatan yang telah ditentukan.

Fungsi sidang paripurna:

Menyerahkan dan mensyahkan suatu laporan pertangung jawaban pengurus yang telah usai jabatan. 

Merotasi struktural, mengganti kepengurusan atau dapat menyatakan demisioner pengurus pada periode bersangkutan yang tetap mengacu pada evaluasi kinerja.

Mensyahkan perundangan dalam organisasi (anggaran dasar dan rumah tangga).

Sidang pleno adalah sidang yang dihadiri oleh semua jajaran atau keanggotaan suatu organisasi tanpa kecuali  jika sidang pleno dilakukan untuk memberi keputusan final agenda sidang yang telah dirumuskan sebelumnya pada sidang komisi.

Fungsi sidang pleno:

Mengambil kebijakan yang mendasar pada tubuh organisasi.

Membahas agenda mengenai tata tertib organisasi. 

Merumuskan dan merevisi program kerja.

Mengevaluasi dan membahas laporan pertangung jawaban.

Sidang komisi adalah sidang yang dihadiri oleh ketua komisi, ketua bidang dan seluruh pengurus yang bersangkutan dan dilakukan sesuai dengan kabutuhan.

Fungsi sidang komisi:

Menunjuk dan menetapkan pelaksanaan program.

Menyusun langkah dan strategi untuk melakukan kebijakan yang telah ditetapkan.

Perangkat sidang 

Secara umum dalam persidangan perangkat sidang meliputi pimpinan sidang, peserta sidang dan notulensi.

Pimpinan sidang atau presidium.

Pimpinan sidang berperan untuk mengatur jalannya sidang. Pimpinan sidang tidak berpihak pada salah satu pihak peserta atau kelompok  dan hanya boleh memutuskan atas persetujuan peserta sidang. Kriteria yang harus dimiliki oleh pimpinan sidang haruslah cerdik, bijaksana, tegas, dan berwawasan luas.

Peserta Sidang.

Peserta sidang ditentukan berdasarkan tata tertib yang telah disepakati. Biasanya terdiri dari peserta aktif dan peserta peninjau. Seluruh hak dan kewajiban peserta diatur di tata tertib.

Notulensi.

Notulennsi bertugas untuk mencatat jalannya persidangan.

Mekanisme persidangan 

Merupakan sebuah cara atau aturan main yang dibuat berdasarkan kesepakatan bersama yang diatur dalam materi draft persidangan oleh seluruh peserta sidang.

Aturan main tersebut diantaranya adalah :

Intrupsi.   

Merupakan aturan untuk menyampaikan pendapat. Dalam menyampaikan pendapat atau intrupsi terdapat beberapa macam diantaranya:

Intrupsi point of order. Intrupsi yang bersifat menolak atau tidak sepakat terhadap pendapat ornag lain.

Intrupsi point of information. Intrupsi yangbersifat memberi informasi atau tambahan terhadap pendapat orang lain yang masih berkaitan.

Intrupsi point of clarification. Intrupsi yang bersifat mengklarifikasi atau memberi penjelasanulang(penjernihan pendapat) orang lain atau pendapat sendiriyag sudah berlalu atau masih berkaitan.

Intrupsi point of justivication.  Intrupsi yang bersifat pembelaan atau pembenaran terhadap pendapat sendiriatau menganggap pendapatnya yang benar dan masih berhubungan dengan pendapat sebelumnya.

Pengetukan palu sidang.

Demi kelancaran maka diperlukan palu sidang yang telah disepakati bersama baik bentuk maupun wujudnya. Aturan ketukan palu sidang sbb :

Ketukan 1x : mengukuhkan kesepakatan.

Ketukan 2x : pertukaran pimpinan sidang, penundaan sidang, pencabutan penundaan (baik untuk lobby, istirahat, atau penundaan sidang untuk beberapa lama).

Ketukan 3x : menetapkan keputusan, membuka dan menutup sidang.

Ketukan berkali-kali : untuk menenangkan peserta sidang atau meminta peserta memperhatikan jalannya sidang.

Quorum.

Adalah syarat syahnya sidang untuk dapat diadakan, karena tingkat qauorum menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi dari sidang tersebut.

Hak dan kewajiban peserta sidang.

Peserta sidang penuh memiliki hak suara yaitu hak untuk menyampaikan pendapat dan sekaligus hak untuk dipilih dan memilih.

Peserta peninjau hanya memiliki hak bicara yaitu hak menyampaikan pendapat saja.

Steering Committee (SC) dalam hal ini hanya memiliki hak bicara saja, apabila diperlukan oleh pemimpin sidang berdasarkan kesepakatan seluruh peserta sidang/ konsultasi.

Kewajiban peserta sidang semuanya sama yaitu mengikuti jalannya persidangan dari awal sampai akhir dan sekaligus mematuhi tata tertib persidangan dengan menaati semua keputusan yang telah dsepakati bersama.

Draft materi sidang.

Meliputi bahan-bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft tatib, AD/ART, dan lain sebagainya yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus.

Kita bisa menyimpulkan kalau persidangan merupakan pertemuan formal suatu organisasi untuk membahas masalah tertentu agar menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan dalam organisasi. Penguasaan tata cara persidangan mutlak dimiliki oleh kekuatan jumlah peserta yang menyepakati. Mengapa demikian? Karena dari persidangan inilah akan keluar keputusan yang mengikat dan akan menentukan perjalanan organisasi maupun individu yang terlibat di dalamnya, dan tidak terjebak keputusan yang dihasilkan.

Artikel Terkait